Ce qu'une IA peut préparer
La comptabilité d'une petite entreprise est faite de gestes qui reviennent : saisir un ticket, classer une facture, pointer un relevé. Ce sont ces gestes qu'un employé IA peut préparer.
- Scanner de tickets et de factures
Une photo, ou plusieurs à la suite : l'écriture est proposée, le fournisseur reconnu, un doublon signalé. Vous confirmez d'un geste.
Par exemple, dix tickets à la suite : vous les photographiez en rafale, ils sont lus pendant ce temps.
- Factures reçues par e-mail
Une adresse dédiée reçoit vos factures PDF. Elles sont lues, l'écriture est montrée en aperçu et reste modifiable.
Par exemple, votre fournisseur envoie sa facture à factures@votre-entreprise.ch : elle arrive lue.
- Rapprochement bancaire
Votre relevé est comparé à la comptabilité, aux justificatifs et aux ventes, sans doublon. Les lignes sûres se valident d'un coup.
Par exemple, vous déposez le relevé du mois : quatre-vingts lignes sur cent se valident d'un coup.
- Suivi de la TVA
La TVA par trimestre, prête à être contrôlée.
Par exemple, vous voyez d'avance ce que vous devrez verser à la fin du trimestre.
- Échéances et rappels de paiement
Ce qui arrive à échéance, qui est en retard, et le rappel prêt à partir.
Par exemple, chaque lundi, la liste de ce qui arrive à échéance cette semaine.
- Pilote automatique du mois
Mois par mois : ce que l'IA peut faire seule, ce qui demande une personne, et la demande des justificatifs manquants.
Par exemple, le 5 du mois, il vous dit : il manque trois justificatifs, les voici.
Ce qui reste à une personne
- Valider. Chaque écriture est proposée, montrée en aperçu, et reste modifiable. C'est vous qui confirmez.
- Payer. Les employés IA ne font jamais de paiement.
- Boucler. Votre fiduciaire reçoit un export et un accès, et boucle vos comptes comme avant.
- Décider. Un rappel est prêt à partir : c'est vous qui décidez de l'envoyer.
Deux règles suisses à garder en tête
Les taux de TVA. Depuis le 1er janvier 2024, le taux normal est de 8,1 %, le taux réduit de 2,6 % et le taux spécial pour l'hébergement de 3,8 %.
Source : Administration fédérale des contributions, taux de la TVA en Suisse.
La conservation. Les livres et les pièces comptables se conservent dix ans à compter de la fin de l'exercice (article 958f du Code des obligations). Un outil qui prépare vos écritures ne vous dispense pas de cette règle : voyez avec votre fiduciaire comment vos pièces sont conservées.
Source : Portail PME de la Confédération, conservation électronique des livres de comptes.
Faut-il changer de logiciel comptable ?
Non. L'application se branche sur votre logiciel comptable : vos écritures y restent. Aujourd'hui, la connexion prête est celle de bexio. Pour Abacus, Banana, Crésus, Winbiz, Sage, Odoo ou un autre, la connexion est à construire sur étude.
Par où commencer
Par ce qui arrive tous les jours : les tickets et les factures des fournisseurs. Ensuite le relevé bancaire, puis la TVA.