Le chemin, étape par étape
- Le fournisseur envoieSa facture PDF part vers une adresse dédiée, par exemple factures@votre-entreprise.ch.
- La facture est lueLe fournisseur est reconnu. Le compte et la TVA sont proposés.
- Vous voyez l'aperçuL'écriture est montrée avant d'être enregistrée. Elle reste modifiable.
- Vous confirmezD'un geste. La même facture arrivée deux fois n'est comptée qu'une fois.
Et les factures papier ?
Une photo suffit, ou plusieurs à la suite. Dix tickets : vous les photographiez en rafale, ils sont lus pendant ce temps.
Les outils qui font ce travail
- Factures reçues par e-mail
Une adresse dédiée reçoit vos factures PDF. Elles sont lues, l'écriture est montrée en aperçu et reste modifiable.
Par exemple, votre fournisseur envoie sa facture à factures@votre-entreprise.ch : elle arrive lue.
- Scanner de tickets et de factures
Une photo, ou plusieurs à la suite : l'écriture est proposée, le fournisseur reconnu, un doublon signalé. Vous confirmez d'un geste.
Par exemple, dix tickets à la suite : vous les photographiez en rafale, ils sont lus pendant ce temps.
- La comptable
Lit les tickets et les factures (photo, PDF reçu par e-mail), propose le compte et la TVA, répond aux questions sur vos comptes en mots simples.
Par exemple, vous photographiez un ticket de restaurant : l'écriture est proposée, vous confirmez d'un geste.
- Le contrôleur
Repère les documents bloqués, les doublons et ce qui est en retard. Passe les contrôles qu'on fait avant une clôture.
Par exemple, une facture saisie deux fois : il la signale avant qu'elle ne fausse vos comptes.
- Pilote automatique du mois
Mois par mois : ce que l'IA peut faire seule, ce qui demande une personne, et la demande des justificatifs manquants.
Par exemple, le 5 du mois, il vous dit : il manque trois justificatifs, les voici.
Et le paiement ?
Il reste à vous. Les employés IA ne font jamais de paiement. La trésorière suit les factures à payer et vous les montre ; vous payez depuis votre banque, comme aujourd'hui.